你是否有这样的经历:睡前踌躇满志,制定好第二天的日程表,从起床到入睡,安排得满满当当,然而执行情况却很糟糕。
可能是安排得太满,前一件事没做完,又到了做下一件事的时间。
可能被临时琐事打乱,后续的安排像多米诺骨牌一般,接连失控。
甚至可能是面对如此繁重的任务,自己产生了退缩的心理。
这样“完美”的日程表,执行情况为什么这么糟糕呢?
面对这样一份满满当当的日程表,不妨问自己几个问题:
哪一件事最重要?
计划时长不够怎么办?
临时琐事打乱计划怎么办?
没完成的话,我的整体安排怎么调整? 制作这么一份日程表,我要花多少时间?
如果以上几个问题的答案不明晰,或者解决起来过于麻烦,那说明这并不是一个合理的日程安排。
那么,怎样做出一个好的日程安排呢?
- 明确两个要点
- 日程安排,重点不是安排时间,而是安排事情。时间管理方法是为完成任务服务的,是一种途径和工具,而不是目的,所以花费在这上面的时间和精力需要尽可能少,否则容易本末倒置,掉进“时间管理方法”的怪圈。
- 对计划的整体把控必不可少。任务就像一颗颗珠子,具体而琐碎,把珠子串成手链,才能圆满地达成目标,而对计划的整体把控就是穿珠子的线。
2. 实际操作
- 制定长期规划
长期规划是为人生某个特定阶段定了一个大方向,说是船上的舵手也不为过。没有长期规划,行动的动机和目的都不明确,遇到困难时,很容易半途而废。
所以,制定日程安排时,我们需要为自己定一个长期规划。
四象限法不适用于每天的日程安排,但对于制定长期计划还是很有帮助的。
四象限法对计划进行两方面的考量,一个是重要性,一个是紧迫程度。于是,根据这两个维度,所有的任务被分成四类:重要紧急,重要不紧急,不重要紧急,不重要不紧急。
重要紧急的任务需要优先处理;重要不紧急的任务一般与自我提升有关,需要刻意留出更多时间;不重要紧急的任务要想办法速战速决,不拖累别的安排;不重要不紧急的也不用全盘抛弃,例如看小说、追剧,也是一种放松的方式。
紧急的事情无论是否重要,只要是自己的责任所在,都得完成;而不紧急不重要的事情没有规划的必要,闲下来的时候自然会做。
所以,长期规划主要针对重要不紧急的事项展开,比如学习一项技能、坚持锻炼、坚持阅读。规划好这一象限的安排,会提升自己的潜在能力,有助于自己在重要紧急象限中更加游刃有余。
- 制定短期计划
以一周或两周为一个单位,制定好这期间的计划,结束之后, 对计划完成情况进行复盘,统计进度。需要注意的是,短期计划需要定量,否则很难将计划分配到每一天,对任务的进度也不好判断。
- 制定每日计划
分析短期计划,将短期计划分配到每天的待办事项。按照事情的重要顺序,依次编号,完成第一个任务,再开始下一个,一次做好一件事情(这正是艾维利时间管理法所倡导的)。
合理安排每天的工作量。任务定得太多,集中精神的时间反而少了,脑袋在不同事情间切换,难以形成深度思考。
- 定期复盘
分析自己的执行情况,找到执行过程中存在的问题;同时,分析计划整体的进度,及时调整优化,Todo清单内置的数据复盘功能能够辅助用户进行更精细的调整。
千里之行,始于足下,一步一步执行下来,终将到达自己理想的远方。