时间管理方法论

Todo清单是如何被设计出来的?

我们对上千位不同待办清单软件的用户,进行了问卷调查,结论是:

  1. 待办清单中41%的事件不会被完成
  2. 70%的用户,无法按计划顺利完成一周的待办事项
  3. 放弃使用待办清单的用户中,68%的用户是由于累积了太多延误的事件,挫败感使其对待办清单产生了延误与抗拒

从数据中我们得知:实际完成的待办事项情况,和计划之间的偏差是非常大的。

什么原因导致的?
  1. 变数,是人生常态,能按计划完美执行3天行程的概率微乎其微。
  2. 市面上现有的效率工具,设计理念与逻辑不合理,添加与管理日程的操作不便捷。

在深入分析用户使用清单类产品的难点与建议后,Todo清单采用了更合理高效的时间管理方法逻辑,简化用户操作流程,致力于用最精简的操作,帮助用户安排事项、管理时间,做到“今日事今日毕”

基于艾维利时间管理法

了解艾维利时间管理法前,我们先看一个故事。

美国伯利恒钢铁公司总裁曾因为公司濒临破产,而向效率大师艾维利咨询求助。

30分钟的交流中,前20分钟艾维利耐心地听完其焦头烂额的倾诉,最后请他拿出一张白纸,并让他写下第二天他要做的全部事情。几分钟后,白纸上满满记录了总裁先生28项要做的工作。

此时,艾维利请他仔细考量,并要求他按事情的重要顺序,分别从“1”到“6”标出六件最重要的事情。同时告诉他,请他从明天开始,且每天都这样做:“每天一开始,请你全力以赴做好标号为‘1’的事情,直到它被完成或被完全准备好,然后再全力以赴的做标号为‘2’的事,依次类推……” 。

艾维利认为,如果一个人每天都能全力以赴的完成六件最重要的事,那么他一定是高效使用时间的成功人士。

一年后,作为此次咨询的报酬,艾维利收到了来自伯利恒公司的巨额支票。

五年后,伯利恒钢铁公司已成为当时全美最大的私营钢铁公司,该时间管理法就此成名。 

艾维利时间管理法里面所包含的时间管理法则有:目标取舍管理、优先执行原则、一次专注一件事、今日事今日毕、复杂任务简单化。

其具体步骤为:

1.写下你明天要做的6件最重要的事;

2.根据事件重要性排序;

3.明天早上第一件事是做第1项,直至完成或达到要求;

4.然后再开始完成第2项、第3项……;

5.每天循环,养成习惯。

艾维利时间管理法有3个重要原则:

1.先解决最重要的问题;

2.每次只解决一个问题;

3.专注今天;

艾维利时间管理法摆脱了其他时间管理方法中复杂的事件收集、组织整理等步骤,用重要性排序来代替其作用;

减少了人们制作清单、归类整理的时间,将其用于工作而不是清单类辅助工具上。

清晰明了的今日待办,让人们专注于今日的工作,做到今日事今日毕。

Todo清单:独到而深刻的设计理念

秉承艾维利的原则,Todo清单在实现丰富功能的同时,用最大的克制保留了简约的界面设计,并采用符合人类第一直觉的形式实现了超凡的交互体验。

  • 我们简化了大量传统待办清单软件的繁杂流程,
  • 去掉优先级功能改用数字顺序替代(拖拽事件可自由排序),
  • 去掉时间段功能鼓励拆分任务专注今天(采用特有的DayTodo视图),
  • 从页面改为更轻量便捷的弹窗来管理事件,
  • 优化了传统的GTD结构使得日程管理更易理解和上手,等等。

任何工具软件的使命,都是为了提高效率。真正高效且长久的时间管理绝不是花大量时间去配置和装扮待办列表,用安排的满满当当的行程去安慰自己。

而是应当专注今天,聚焦当下。

Todo清单期望用户用最少的时间安排行程,拆分长期任务到每天,减小时间颗粒度,

用更多的时间去执行和专注事件本身。

计划清单→专注执行→数据复盘

安排好你的待办清单后,开始用番茄工作法进行专注执行。

番茄工作法是一种全球知名的更加微观的时间管理法,我们将其深度融入到了Todo清单中。

有效的番茄专注,会让你轻松的进入心流状态,让效率翻倍。

优秀的清单应用,除了清单-分级-专注执行外,还需要提供强大的复盘能力。Todo清单打造了一套强大的模块化数据报表分析系统,昨日小结、周报、统计,全方位助力您的成长。

如何正确的使用Todo清单呢?

下面是官方推荐的使用姿势:

  1. 首先创建几个适合自己的分类清单,如工作、生活、旅行、学习等。
  2. 利用艾维利时间管理法,思考今天和明天的待办事项。建议不要过多的创建重复事件,也不要设置太多的事件提醒,尽量让你的计划自由度更高。
  3. 为事件设置合适的工作量,这是为了能量化你的努力成果,会在数据复盘中得以体现。
  4. 如果某事件是一个未来可能会做,但还没确定执行日期的,您可以设置“没有日期”,那么它就会被放入待办箱中。
  5. 在事件列表中,长按拖动,根据重要性为事件排序。
  6. 使用番茄专注功能开始执行事件,并勾选达成。
  7. 定期查看数据复盘,了解近期与过往自己的工作学习状态。

当然,Todo清单还有非常多的功能和玩法,等待你去探索。期待你与我们分享与Todo清单的使用故事。

种一棵树最好的时间是十年前,其次是今天。从今天开始,用Todo清单,成为真正的时间掌控者。