时间管理方法论

艾维利时间管理法+番茄钟工作法在Todo清单上的应用

一组来自IDone(一个团队管理事件的软件)的数据显示:

  1. 待办清单中41%的事件不会被完成
  1. 待办清单中50%的事件在一天内完成
  1. 待办清单中18%的事件在1小时内完成
  1. 待办清单中10%的事件在1分钟内完成
  1. 完成的事中只有15%源于待办清单

从数据中我们得知:实际完成的事件量和计划之间的偏差很大。

是什么原因导致的呢?

一方面是工具基于时间管理的逻辑不合理,用户操作不够便捷;另一方面是用户本身的使用,用户要综合自己的需求、情况,充分了解工具,制作合理的计划清单、待办事项,这样才能达到自己的预期。

在分析用户使用清单类产品的难点后,Todo清单采用更合理高效的时间管理方法逻辑,简化用户操作流程,致力于用最精简的操作,帮助用户安排事项、管理时间,做到“今日事今日毕”。

秉承此原则,Todo清单基于艾维利时间管理法,融入Pomodoro番茄工作法,搭配强大的数据复盘系统,形成“清单→分级→时间管理→专注执行→数据复盘”五步为一体的时间管理流程。

了解艾维利时间管理法前,我们先看一个故事。

美国伯利恒钢铁公司总裁曾因为公司濒临破产而向效率大师艾维利咨询求助。

近半个小时的交流中,前20分钟艾维利耐心地听完其焦头烂额的倾诉,最后请他拿出一张白纸,并让他写下第二天他要做的全部事情。几分钟后,白纸上满满记录了总裁先生几十项要做的工作。此时,艾维利请他仔细考量,并要求他按事情的重要顺序,分别从“1”到“6”标出六件最重要的事情。同时告诉他,请他从明天开始,且每天都这样做:“每天一开始,请你全力以赴做好标号为‘1’的事情,直到它被完成或被完全准备好,然后再全力以赴的做标号为‘2’的事,依次类推……”

艾维利认为,一般情况下,如果人们每天都能全力以赴的完成六件最重要的事,那么他一定是一位高效率人士。他请伯利恒总裁自己先按此方法试行,并建议他,若他认为有效,可将此法推行至他的高层管理人员,若还有效,继续向下推行,直至公司每一位员工。

一年后,作为此次咨询的报酬,艾维利收到了一张来自伯利恒公司的巨额支票。五年后,伯利恒钢铁公司一跃成为当时全美最大的私营钢铁公司。

艾维利时间管理法里面所包含的时间管理法则有:目标管理、优先原则、一次做好一件事情、时间限制、今日事今日毕、复杂的事情简单化、简单的事情模式化。其具体步骤为:

  1. 写下你明天要做的6件最重要的事;
  1. 根据事件重要性排序;
  1. 明天早上第一件事是做第一项,直至完成或达到要求;
  1. 然后再开始完成第二项、第三项……;
  1. 每天循环,养成习惯。

艾维利时间管理法有两个重要原则:

  1. 先解决最重要的问题;
  1. 每次只解决一个问题

艾维利时间管理法摆脱了其他时间管理方法中复杂的事件收集、组织整理等步骤,用重要性排序来代替其作用;减少了人们制作清单、归类整理的时间,将其用于工作而不是清单类辅助工具上。清晰明了的今日待办事项,让人们专注于今日的工作,做到今日事今日毕。

Todo清单基于艾维利时间管理法的核心理念,从用户角度出发,研究每一步操作、细化每一个页面, 做到操作便捷的同时帮助用户正确管理时间。

例如,Todo清单简化了大量的传统待办事项软件的繁杂流程,去掉优先级功能改用顺序替代,去掉时间段功能鼓励拆分事件专注今天;从传统的页面改为了更轻量快捷的弹窗形式,来管理事件。

那么,如何运用艾维利时间管理法,在Todo清单上创建事件呢?

我们提供以下建议:

  1. 写出今日或最近需要做的事,创建事件。是否设置工作量、提醒时间、重复、添加图片依据自己的需求及事件情况。对于能够确定处理时间且时间固定的事件,为该事件添加好提醒时间;无法确定日期的事件,可选择不添加日期,Todo清单自动将其放进待办箱。
  1. 按照处理时间或重要性,为事件排序。
  1. 若需将事件归入清单,可点击该事件,选择对应清单。
  1. Day Todo页面可查看当日待办事项,待办箱可查看尚未确定日期的事件,最近待办页面可查看过期事件、后续事件,点击后续事件标题栏上的设置按钮,可自定义列表清单显示。

创建好待办事项后,可选择应用内执行事件和应用外执行事件。

应用内执行可搭配番茄工作法,帮助我们提高工作效率。

番茄工作法之所以有效,是因为这种工作+休息的模式,使我们更易进入工作状态,不拖延;工作安排更弹性;更易专注,且易于养成良好的工作习惯。

番茄工作法使用流程为:

  1. 提前规划每日事件;
  1. 设定番茄钟(默认25min工作+5min休息,可根据自身情况修改);
  1. 工作,直到番茄钟响铃;
  1. 停止工作,休息(喝水、听音乐、上厕所等);
  1. 开始下一个番茄钟,继续该事件,若完成就在Day Todo里该项事件前打√;
  1. 循环;
  1. 每四个番茄钟后,建议休息25分钟。

在番茄钟使用过程中,可以根据自身需求进行相应的设置。

在某个番茄钟的过程里,如果突然想起要做什么事情——

a. 需立即完成的,停止这个番茄钟,并宣告它作废(哪怕还剩5分钟就结束了),去完成这件事情,之后再重新开始同一个番茄钟;

b. 不需要立即完成的,在其他清单里添加该事件,然后接着完成这个番茄钟。

使用番茄工作法应注意 :

  1. 番茄时间不能被打断,不存在半个或一个半番茄时间;
  1. 若番茄时间内做了无关事情,则该番茄时间作废;
  1. 永远不要在非工作时间内使用“番茄工作法”;
  1. 不过分在意番茄数据;
  1. 番茄的数量多≠事件完成得好;
  1. 必须有一份适合自己的日程规划。

使用Todo清单的番茄钟专注功能时,可从对应事件右侧的番茄钟按钮直接进入;也可点击番茄专注页面「轻触选择专注事件」关联该事件;也可直接开始专注,不关联事件。专注时,可搭配白噪音和沉浸模式,白噪音帮助用户迅速沉下心来,专注手头工作;沉浸模式将番茄钟倒计时全屏显示,帮助用户提高工作效率。

完成事件后,我们需要定期复盘来了解自己的工作状况。

Todo清单自带数据复盘功能,可分析工作量趋势、事件完成率,以及哪天工作最高效,哪个时间段工作最高效 ,了解到自己难以察觉的工作习惯,有助于更加合理、高效地安排后续事件。

Todo清单基于艾维利时间管理法和番茄钟工作法,践行了“清单→分级→时间管理→专注执行→数据复盘”这一套清晰、简易、高效的操作流程,并将理念和应用完美融合,做到每一步操作、每一个页面都满足用户的需求和期待。从2019年上线至今,Todo清单已收获无数用户好评,助力用户更好地规划日程、管理时间。

种一棵树最好的时间是十年前,其次是今天。从今天开始,用Todo清单,成为真正的时间掌控者。