影响千万人的GTD时间管理法

目前在市面上,流行着很多时间管理的方法。如果要说最多人使用的时间管理系统,那就不得不提到著名的 GTD 系统。这本《搞定》,就为我们详细地介绍了影响了全球上千万人的 GTD 时间管理系统。

所谓 GTD,就是 Get things done 的缩写,是目前最全面、最系统、最广泛使用的时间管理方法。

如今的工作节奏越来越快,不论你是一家公司的高管,还是一线的普通职员,每个人都有数不清的事务要处理,你常常会发现,你会经常陷入到两种模式中:

第一种模式,就是你会感觉你的时间像流沙,永远是碎片的,因为你陷入到无数细小的任务中。

第二种模式,你希望努力保留一些大块的时间,给那些重要的事情,可是你会被太多事打断,让你非常苦恼。

其实,我们还有第三种模式,也就是戴维艾伦在《搞定》中所推崇的,「心静如水」的模式

一片湖水,如果你投下去一个石子,会相应有变化,会有涟漪,但是很快就又恢复平静。

在戴维艾伦看来,时间管理的高手,应该像是水一样。

我们会接纳周边的变化,但是又不会因此而把自己的时间变成碎片,拥有专注于自己最重要的事情。这才是最佳的工作状态

那么,我们如何达到这样的境界呢?

GTD系统,总共分成了5个大步骤,让我们逐步达到这样心静如水的境界。下面,我就为你一一介绍这5大步骤。

第一步,收集

回想一下,在工作中,你什么时候是最慌乱的时候?往往是你的大脑中塞满了无数待办事项的时候。

如果你想要认真完成一项工作,可是却有一个人在你耳边,不断提醒你,你明天还要向领导汇报,后天还要和客户见面,周末是女朋友的生日,你要记得买花买礼物,快到月底了,你记得还信用卡和交房租……

你想,这样的话,你怎么可能心静如水地工作呢,只能是心乱如麻了。

而我们很多时候,就是这样,那个烦人的声音不是别人,正是我们的大脑,因为我们把太多的待办事项,都塞在大脑里。

所以,想要心静如水,专注于当下,第一步,就是要清空我们的大脑

但是那些事情也很重要啊,所以清空大脑,不是要把那些事情都忘掉,而是另外找到一个「仓库」,把那些想法从大脑中搬出去。

这个另外的仓库,我们叫「收集箱」,Inbox。

收集箱的形式有很多种,可以是电脑中的一个文件夹,也可以是你书桌的一个抽屉,还可以用印象笔记、滴答清单等软件作为你的收集箱,当然,最简单的,就是一张白纸。

你要做的,就是把所有你想到的事情,全部写到纸上。只注重数量,宁滥勿缺,把你所有的想法都记录下来。有可能你冒出的第一个想法是「解决全球变暖」,下一个想法却是「去超市买几包方便面」,没有关系,老老实实地记录就可以。

当你把大脑中所有的角落都搜刮了一遍,所有的想法都已经记录了下来,现在你会感觉大脑空空如也,无牵无挂,而你的纸上,怕是已经满满当当。

这时,你就为下一步行动做好了准备。

第二步,清空收集箱

你的大脑已经平静了,可是你的收集箱里却塞满了各种各样要做的事情和奇奇怪怪的想法。他们不能永远待在收集箱里。我们要做的,就是为收集箱里的每一件事,都分配一个合理的归宿。

清空工具栏,你要遵循三个原则:

  • 第一,按照顺序处理;
  • 第二,一次只想一件事;
  • 第三,永远不要把事务放回收集箱。

这样做,避免了我们的拖延症和畏难情绪,不会专门挑简单容易的来处理。

那么,我们要如何处理收集箱中的内容呢?

最关键的问题,是一直要问自己:

「下一步行动是什么?」

一般来说,你会在收集箱中发现一些无法付诸行动的事情。一般可以分成三类,垃圾、待酝酿的事务还有就是参考资料。

最典型的垃圾,是一些过时的信息和资料,我的建议是,不必纠结,果断扔掉。我们处在信息过载的时代,尽量为自己减负,才是生存之道。

什么是待酝酿的事务呢?比如你的同学邀请你参加婚礼,但是时间是两个月后,你现在还无法确定能否出席。

比如你想要去澳洲旅游,可是你不知道自己能不能跟老板请假。

这些事情,目前还无法转化为行动,你可以专门再找一张纸,把这些记录下来,这张纸叫做「未来清单」。

参考资料比较好理解,我的建议,是使用印象笔记一类的笔记软件,把这些资料收集归类起来。

除去这三类事务,其他的,都可以转化为行动。

那么,你在处理收集箱的每一项时,永远问自己,下一步行动是什么?

你需要把事务转化为独立、清晰的任务。

我们举几个典型的例子,来帮你找一下感觉。

比如你可能记录了一条,叫「收拾房间」。你会想到,自己的房间里最乱的是衣服,你要把衣服都整理到衣柜里,可是你的衣柜里有好几件自己根本不会再穿的衣服,占了很多的空间,那么你的下一步行动就转化为「扔掉那些不再穿的衣服」。

再比如,你可能记录了一条,叫「参加会议」,那你会想到,你必须和同事小王商量,会议汇报用的PPT是否已经定稿,那你的下一步行动,就转化为「给小王打电话,确认PPT」。

再比如,你可能记录了一条,你上个月和朋友一起去三亚旅游,你想写一篇游记,可能你想到,你们拍了很多好看的照片,不过大部分都存在朋友的相机里,那你的下一步行动就转化为「等待朋友给你发旅行的照片」。

一旦确定了下一步行动,这时,你有三种选择:

第一, 如果行动可以在两分钟内完成,比如扔掉旧衣服,那么不要犹豫,马上去做。
第二, 如果自己不是完成任务的最佳人选,那么你可以委派他人来做。
第三, 对于一些复杂的任务,把任务放在你的组织系统中,在接下来有时间时再来做。

好的,以上就是 GTD 法的第二步,清空收集箱。这一步的关键,就是问自己「下一步行动是什么」。对于无法转化为行动的事情,按照垃圾/酝酿/参考资料的原则分类,对于可以转化为行动的事物,按照马上去做、委托他人去做、接下来再行动来分类。

第三步,组织整理

这一部的关键,是建立清单,将收集箱的事务分门别类

在第二步时,我们已经消除了一批事务,垃圾我们果断扔掉,两分钟以内的行动我们马上执行,此外,我们也建立两种清单,一种是参考资料,一种是记录待酝酿事务的「未来清单」。

而在此之外,我们还要准备三种清单:

  • 下一步行动清单
  • 等待清单
  • 日程表

下一步行动清单,是最核心的清单,里边记录的是你所有接下来需要完成的行动,这样,你在每次开始工作的时候,直接从下一步行动中找到最重要的事情,开始完成就可以了。

如果你的下一步行动清单非常丰富,那么你还可以把它分成多个子清单,最简单的方式,就是按照情境来划分。

比如,把所有联系别人的事情,全部列入「电话清单」中,这样,不论何时何地,在家中还是路上,当你有一些碎片时间的时候,你就可以拿出电话清单,利用点滴时间,完成这些任务。

除此之外,你还可以罗列比如电脑清单、办公室清单、超市清单,等等不同场景。

等待清单,是那些需要他人完成的任务,但是他们的结果,会影响你的下一步行动,所以你要进行记录和跟踪。等待清单往往和下一步行动清单放在一起,才能取得最佳效用。比如你根据电话清单,给小王打电话,要下周会议的PPT,接下来就转入了等待清单,而当你接到PPT之后,你就要找时间来看,并提出修改意见,那么这时又进入到「下一步行动」清单。

这样,等待清单和下一步行动清单联动起来,才会让你的工作更高效。

日程表,记录的就是固定时间要完成的任务,比如会议、比如培训、比如和客户约好见面。这里,有一个时间管理的误区,很多人会把每天安排的满满当当,把自己的任务也写入日程表中,而实际上,除了一些必须在固定时间完成的事务外,你的其他任务,可以记录在「下一步行动」清单中,这样,就保证了每天时间的灵活性。

日程表和等待清单,也可以联动起来,你可以为等待清单的事务,都设定一个截止日期,比如你和小王商量好,要在周五之前,拿到PPT,你就可以把这个日期记录在日程表中,到了周五,如果还没有收到小王的PPT,你再去和他沟通。

这样,就把被动的等待,变成了主动的控制。

以上就是GTD法第三步,组织整理的内容,你建立了五类清单:下一步行动清单、等待清单、日程表、未来清单、参考资料。把你收集箱中的任务,分门别类纳入这五类清单中,你的工作就变得更加清晰有序了。

第四步,定期回顾

如果仅仅是建立清单,却不及时回顾和更新,那么清单往往就变成了摆设,所以定期回顾,才能真正让清单变成行动,让行动改变你。

多长时间回顾一次呢?一般分成两种,每天一次的轻型回顾,和每周一次的重型回顾

每天一次的回顾,建议在每天一上班来进行,基本上用 5 分钟的时间就好

为了达到心如止水的工作境界,我们把大脑中的事务通过 GTD 法交给了清单,如果用电脑来比喻,我们的大脑,就像是 CPU,只处理当前的任务,而清单就像是硬盘,储存更多的信息,而每天回顾的过程,就是把硬盘数据交给CPU的过程。

你只需要两件事:
第一,看一眼你的日程表,确定你今天有哪些必须参加的活动。
第二,看你的下一步行动清单,确定你在日程之外,可以完成哪些任务。

为什么要先看日程表呢,因为日程表上记录的都是雷打不动、必须完成的,如果你今天要参加3个会,一天时间都被占用了,那你也就没法去完成下一步行动清单里的大任务了。

每周一次的重型回顾,是你更新和完善自己的清单的过程,就像是为自己的操作系统更新软件和打补丁。

每周一次的回顾,你需要关注五件事情

第一,回顾下一步行动清单,划掉已经完成的任务;
第二,回顾过去一周的日程表,看看参加的日程,是否可以转为下一步行动;
第三,回顾等待清单和未来清单,看看哪些事情可以转为下一步行动;
第四,展望下周日程,提前做好准备;
第五,重新收集大脑中的想法,并清空收集箱,更新你的下一步行动清单。

这样,通过每天回顾和每周回顾,你就把你林林总总的事务,都交给清单,为你的大脑彻底减负。

第五步,执行

GTD 法的第五步,是执行,就是完成具体事务的过程。

这一步,你可以结合我们在之前介绍的时间管理方法,一起来操作,你一定会事半功倍。

比如,那么多下一步行动,如何选择先做哪个,你就可以采用《小强升职记》里介绍的「四象限法」。

再比如,具体做一件事时,你可以结合番茄工作法,就会让你更有效率。

总结一下

  • GTD 追求的是「心如止水」的境界。
  • 为了达到这个境界,我们要借助清单,为大脑减负,让我们每次只专注一件事。
  • 具体的方法,是通过五步:收集、清空收集箱、组织整理、定期回顾和执行。
  • 核心是永远问自己「下一步行动是什么」。
  • 借助各类清单,管理自己的事务。

GTD 很像是一台全能的机器,功能全面,能覆盖到生活的方方面面,但是也正因为如此,它的操作需要更多时间才能掌握。

所以对于刚刚接触时间管理的朋友,不建议一上来就直接实践 GTD 系统,不妨先使用番茄工作法找找感觉

随着你对于时间的管理越来越有效,你也越来越追求更高效的生活,这个时候,再去进入到 GTD 的世界,你也会感觉自己的人生越来越高效。

作者:陈章鱼
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来源:知乎
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